Participación y reuniones on-line.

Por su interés enlazamos a continuación dos trabajos realizadas por las compañeras de Andaira y Altekia, la primera sobre herramientas digitales y la segunda con recomendaciones para reuniones on-line:

Instrucciones y recomendaciones básicas para el uso de Zoom.

(Descargar version 1.4 en PDF)

Instrucciones para entrar a una reunión de Zoom sin la aplicación:

1. Pincha el enlace a la reunión que habrás recibido previamente por correo electrónico, SMS o algún programa de mensajería (Kontalk, Signal, Telegram u otras).

2. Se abrirá tu navegador web con la página “zoom.us” y, si no has usado el servicio antes, se abrirá también un cuadro de diálogo que te preguntará si permites la descarga de una aplicación que necesitas instalar para establecer la conexión.

3. Una vez instalada la aplicación se abrirá directamente la ventana de la reunión y otro cuadro de diálogo te preguntará si permites el uso de la cámara y el audio compartidos, lo que necesitarás autorizar para participar con todos los medios en la reunión.

Instrucciones para entrar a una reunión de Zoom con la aplicación:

4. Descárgate la aplicación para ordenador (Linux, macOs o Windows), tableta o móvil e instálala.

5. Al abrir la aplicación te dará dos opciones: “entrar a una reunión” o “ingresar”. Si no tienes usuario y contraseña tendrás que optar por la primera y poner el ID de la reunión (un número con 9, 10 u 11 dígitos) que te habrán enviado previamente, el nombre con el que queremos participar en la reunión e indicar si quieres entrar sin vídeo o sin audio.

6. Acto seguido, si quien haya preparado la reunión lo ha designado así, tendrás que introducir una contraseña que también habrás tenido que recibir. Si no es necesaria, entrarás directamente a la reunión.

7. También puedes registrarte en la web de Zoom y entrar a la aplicación con tus credenciales, tras lo cual tendrás que pinchar en el botón “Entrar” y seguir las indicaciones de los pasos 5 y 6.

Recomendaciones para facilitar las reuniones de Zoom:

8. Puedes conectare desde un ordenador (Linux, macOs o Windows), tableta o móvil. Recuerda que sólo un equipo fijo garantiza la mejor experiencia para todo el grupo, así que si usas una tableta o un móvil, ponlo en horizontal y mantenlo quieto sobre alguna superficie.

9. Si tu conexión no es buena, desactiva tu cámara y permanece en la reunión sólo con el audio, se te oirá con más claridad cuando intervengas.

10. Es recomendable que una persona asuma el rol de moderadora y vaya dando los turnos de palabra.

11. Los ruidos de fondo son inevitables, por ello es importante que todo el mundo mantenga el micrófono desactivado durante la reunión y sólo lo tengan conectado quien modere y quien esté hablando en cada momento.

12. Quien quiera intervenir y tenga conectada la cámara podrá hacer un gesto (como alzar la mano) y, quien modere, confirmará con otro gesto (afirmando con la cabeza por ejemplo). Si no tienes o no estás usando la cámara, conecta tu micrófono un momento para pedir la palabra.

Instrucciones para crear una reunión de Zoom:

13. Si no lo has hecho ya, regístrate en la web de Zoom.

14. Descárgate la aplicación para ordenador (Linux, macOs o Windows), tableta o móvil e instálala.

15. Al abrir la aplicación te dará dos opciones: “Entrar a una reunión” o “Ingresar”. Ingresa a la aplicación con tus credenciales y pincha el botón “Nueva reunión”.

16. Únete “Con el audio compartido” cuando te salga el cuadro de diálogo.

17. Si pinchas el botón “Invitar” se te abrirá otro cuadro de diálogo con dos pestañas. En la pestaña “Contactos” encontrarás tres opciones, de las que te recomendamos “Copiar la dirección de la página web”:

  • Si tienes contactos previos que ya disponen de usuario Zoom te saldrán en un listado y podrás invitarlos directamente.
  • Si pinchas en “Copiar la dirección de la página web”, se copiará al portapapeles un enlace a la dirección de la reunión que podrás mandar por correo electrónico, SMS o algún programa de mensajería (Kontalk, Signal, Telegram u otros).
  • Si pinchas en “Copiar invitación” se copiará al portapapeles un texto con la dirección de la reunión que podrás pegar en el cuerpo de un correo electrónico.

18. Envía la dirección a las personas que quieras que participen en la reunión.

19. Si optas por hacer la invitación a través de la pestaña “E-mail”, encontrarás la opción de elegir entre algunos servicios de correo electrónico en los que te copiará la invitación directamente.

Instrucciones para programar una reunión de Zoom:

20. Si no lo has hecho ya, regístrate en la web de Zoom.

21. Descárgate la aplicación para ordenador (Linux, macOs o Windows), tableta o móvil e instálala.

22. Al abrir la aplicación te dará dos opciones: “Entrar a una reunión” o “Ingresar”. Ingresa a la aplicación con tus credenciales y pincha el botón “Agendar”.

23. En el cuadro de diálogo que se abre puedes:

  • Tema: poner un nombre a la reunión.
  • Fecha: elegir la fecha y hora de la reunión.
  • ID de la reunión: generar una ID de manera automática o elegir una que está designada siempre a tu cuenta (si usas esta opción cualquiera que tenga tu ID podrá conectarse en cualquier momento a cualquier reunión que hayas creado).
  • Contraseña: no es necesaria salvo que utilices tu ID personal, ya que quien tenga la ID automática de la reunión tendrá que tener también la contraseña o no podrá entrar.
  • Vídeo: establece si estará encendido o no de manera automática al entrar a la reunión. Habilita las dos opciones, cada persona podrá elegir luego si quiere o no apagarlo.
  • Audio: establece si estará encendido de manera automática al entrar a la reunión mediante una llamada telefónica o mediante el ordenador. Es mejor que habilites las dos opciones, aunque la opción del teléfono se refiere a personas que puedan entrar mediante una llamada telefónica, no mediante el uso de datos.
  • Calendario: la reunión puede copiarse como un evento en tu propio calendario.

24. Pincha en “Agendar” y selecciona tu cuenta de calendario. La reunión se habrá creado y podrás encontrarla, modificarla o eliminarla en la ventana principal de la aplicación, en la pestaña “reuniones”.

25. No olvides enviar la ID de la reunión, que podrás encontrarla en la pestaña “reuniones” de la ventana principal de la aplicación.

26. Y recuerda que, aunque esté programada, la reunión no se iniciará hasta que lo haga la persona (la cuenta) que la creó.

Algunas notas sobre las reuniones de Zoom:

27. El programa dispone de una zona de chat en la que se pueden ir escribiendo algunos comentarios, notas, enlaces web, etc. Antes de enviarlo hay que seleccionar si el comentario va dirigido a una persona en particular o a todo el grupo.

28. El programa dispone de un botón para compartir la pantalla de cualquiera de los usuarios con varias opciones.

29. Zoom permite dos modos de visualización de las personas participantes: una que da prioridad a quien esté hablando y otra que permite ver todos los vídeos.

30. La segunda opción de visualización sólo admite 25 personas, si el número de asistentes es superior se crearán sucesivas pantallas con 25 personas más cada una.

31. Quien lanza la reunión tiene la opción de grabarla, lo que podrá hacer dando cumplimiento a las leyes de protección de datos.

32. Quien inicia una reunión puede abandonarla y ceder su administración a otro “anfitrión”. Si no lo hace, al abandonar la reunión ésta finalizará para todas las personas.

33. Para crear varias reuniones simultáneas es necesario contratar tantos “anfitriones” como reuniones se quieran mantener de manera paralela, lo que puede hacerse en una sola cuenta mediante la administración de usuarios en la web de Zoom.